Sachant comment inclure chaque élément essentiel dans les e-mails professionnels, il est temps d’examiner quelques suggestions pour augmenter vos chances de réussite.
Vos e-mails doivent être brefs.
Les gens reçoivent beaucoup d’e-mails chaque jour, et un destinataire semble donc plus enclin à répondre à un e-mail bref qu’à un e-mail beaucoup plus long. Il est donc sage d’écrire des courriels succincts et professionnels en tenant compte du temps des autres. Il convient d’utiliser au maximum un à trois paragraphes concis de 3 à 5 phrases chacun, mais, il faut cependant éviter d’être trop bref.
Le corps de l’e-mail est la partie la plus difficile car il doit couvrir beaucoup de terrain, ce qui rend difficile de garder la longueur à l’esprit. Maîtriser les bases de la création d’un e-mail succinct qui convertit peut vous être très bénéfique à long terme. La rédaction d’e-mails peut être une arme puissante dans votre arsenal.
Gardez à l’esprit que les décideurs dans l’entreprise, en particulier les professionnels, n’ont parfois pas le temps de lire de longues lettres. Un courriel à l’allure professionnelle, facile à parcourir, permet au destinataire de répondre plus facilement.
Qu’est-ce qui vous semble le plus intéressant à lire : un courriel court et concis ou un long courriel qui vous fait gémir rien qu’en le regardant ?
Personnalisez-le
La personnalisation des e-mails professionnels est une arme essentielle dans votre boîte à outils, dans un monde où les notifications personnalisées pour les applications sont la norme et où les publicités personnalisées sont partout.
Pour personnaliser un courriel professionnel, il ne suffit pas d’inclure le nom du destinataire dans la ligne d’objet. Il s’agit d’inclure des informations qui montrent que vous avez fait vos devoirs et que vous avez pris le temps de créer un argumentaire solide pour le destinataire.
La personnalisation est un élément qui, selon de nombreux spécialistes du marketing, renforce l’engagement des clients. En y prêtant attention, vous augmenterez considérablement le taux d’ouverture de vos e-mails et la probabilité d’obtenir une réponse. La meilleure approche lors de la création de votre conception d’e-mail est d’avoir un texte de départ bien étudié. Consultez les comptes de médias sociaux, le site Web ou les articles d’actualité du destinataire pour mener cette étude.
La personnalisation est l’idée de créer une feuille de calcul avec des détails sur un contact. Il peut s’agir de son nom, de son adresse électronique, d’une amorce de conversation et peut-être d’un lien vers un article de blog ou une mise à jour de réseau social spécifique.
Si vous prenez le temps d’en savoir plus sur votre destinataire et d’ajouter une touche personnelle à votre courriel d’affaires, vos chances de succès augmenteront considérablement.
Mais si vous voulez aller plus loin et éviter le travail manuel l’utilisation d’un logiciel de marketing par e-mail vous permet d’importer votre CV et de laisser le programme faire sa magie. Cette tactique peut s’avérer très bénéfique, en particulier pour les demandeurs d’emploi ou les vendeurs qui souhaitent faire une présentation professionnelle à d’autres organisations.
Relisez avant d’envoyer.
Les fautes d’orthographe et de grammaire dans les communications commerciales peuvent donner une mauvaise impression et avoir des conséquences coûteuses. En commençant par les éléments fondamentaux, même si vous pensez que votre courriel est parfait, assurez-vous que le nom et l’adresse électronique du destinataire sont corrects.
Poursuivez avec l’objet de l’e-mail, le texte principal et la conclusion. La relecture de votre message ne doit pas prendre beaucoup de temps, mais elle peut éviter qu’il ne se retrouve dans la corbeille du destinataire.
Assurez-vous que le premier paragraphe de votre message indique clairement à quoi il est destiné. N’oubliez pas que c’est votre seule chance de corriger d’éventuelles erreurs.
Les fautes de grammaire sont à prendre en compte. Pour écrire un courriel, vous n’avez pas besoin d’être un expert en grammaire et en ponctuation, mais il est tout de même important de vérifier ces erreurs. Il est recommandé d’éviter le jargon et le langage complexe lorsque vous rédigez un courriel professionnel. Utilisez plutôt un français clair et intelligible.
Un conseil, assurez-vous que votre navigateur dispose d’un outil complémentaire permettant de vérifier les problèmes grammaticaux qui pourraient détruire vos e-mails.
Vérifiez toujours vos e-mails
Les professionnels peuvent perdre la trace de vos courriels dans leur boîte de réception, être occupés ou les désigner comme spam.
Parfois, les gens craignent que le suivi de leurs prospects ne les ennuie. Au contraire, beaucoup de décideurs apprécient quelqu’un qui est persistant mais qui ne va pas trop loin. Le simple fait de lire quelques-uns de vos e-mails vous fait paraître plus familier, surtout si vous envoyez des e-mails froids à des étrangers.
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